Berikut ini kami paparkan beberapa cara untuk memudahkan perusahaan pada saat akan memperoleh sertifikasi ISO 9001 Versi 2015:
Harapan Perusahaan terhadap Sertifikat ISO 9001:2015.
Memperoleh sertifikat ISO 9001:2015 adalah harapan setiap perusahaan yang menerapkan sistem manajemen mutunya dan diakui secara internasional. Berdasar pada informasi yang kami terima dari beberapa perusahaan dan pernah kita tangani untuk proses konsultasi, seringkali mereka bertanya, apakah bisa kita memperoleh sertifikasi ISO 9001 ?. Saya katakan “ Pasti bisa”. Selama perusahaan memiliki komitmen tinggi dan konsisten terhadap pemenuhan persyaratan ISO 9001, tidak ada yang tidak mungkin bagi perusahaan ataupun organisasi untuk mendapat Sertifikat dari Badan Sertifikasi.
Kiat – kiat memilih Konsultan Sertifikasi ISO
Untuk memudahkan jalan menuju proses sertifikasi ISO 9001:2015, perusahaan biasanya akan dibantu oleh Tenaga Konsultan untuk lebih mudah dalam memperoleh sertifikasi serta kemudahan dalam implementasi terhadap seluruh persyaratan yang dipersyaratkan di dalam Standar ISO 9001:2015. Di Indonesia sendiri, cukup banyak Tenaga Konsultan yang bisa membantu perusahaan-perusahaan,baik perusahaan skala kecil, menengah ataupun skala besar.
Lalu, sebenarnya siapakah Konsultan sertifikasi ? Konsultan sertifikasi ISO 9001:2015 adalah Badan Usaha yang bergerak di bidang jasa training & konsultasi dengan tugas utamanya adalah “ Membantu Perusahaan untuk mengimplementasi seluruh persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 di setiap proses yang ada di dalam perusahaan, sampai dengan memperoleh Sertifikasi”.
Fungsi Konsultan disini, sangat penting mengingat urgensi dari pelaksanaan implementasi system harus dilaksanakan sesuai dengan persyaratan yang tertuang dalam ISO 9001:2015. Karena banyaknya tenaga konsultan yang ada di Indonesia, alangkah lebih baik ketika anda memilih konsultan, harus dilihat dari performance konsultan itu sendiri.
Tips untuk memilih konsultan yang berkualitas:
Pertama "Konsultan yang efektif membantu sertifikasi"
Pilihlah konsultan yang benar benar efektif bisa membantu perusahaan anda dalam kemudahan perusahaan memperoleh sertifikasi. Bukan sekedar aktivitas konsultasi saja, tetapi konsultan tersebut merupakan perusahaan yang benar benar terbukti membantu perusahaan lainnya sampai tahapan memperoleh sertifikasi.
Kedua :
Konsultan yang bagus biasanya akan memberikan solusi kepada clientnya terhadap seluruh masalah yang ditemukan pada setiap tahapan proses menuju sertifikasi. Contohnya adalah : “Perusahaan mengalami keluhan pada saat membuat Quality Manual, maka tenaga konsultan harus bisa memberikan arahan bagaimana cara membuat Quality Manual yang benar”. Contoh kedua : “ Perusahaan tidak bisa mendeskripsikan ruang lingkup organisasi, disini konsultan harus bisa menjelaskan serta memberikan contoh bagaimana merancang ruang lingkup perusahaan, bahkan sampai dengan membuat sendiri ruang lingkup perusahaan yang ditanganinya.
Ketiga :
Konsultan yang bisa dijadikan referensi berikutnya adalah, anda tanyakan kepada konsultan tersebut, sudah berapa lama menjadi konsultan, dan client mana saja yang pernah ditangani. Konsultan yang layak jadi referensi adalah ketika konsultan itu sudah banyak menangani perusahaan sampai memperoleh sertifikasi.
Keempat :
Konsultan tersebut bisa mereferensikan, beberapa Badan Sertifikasi yang bisa dijadikan rujukan untuk tahapan Audit Sertifikasi, beserta kekurangan dan kelebihan dari Badan Sertifikasi nya.
Kelima :
Biaya Konsultan yang kompetitif bisa dijadikan sebagai referensi berikutnya ketika anda memilih tenaga konsultan yang bagus. Perlu dicatat, bahwa harga murah bukan berarti bisa menjadi referensi utama, tetapi referensi pemilihan konsultan harus ditinjau dari beberapa faktor penting lainnya sebagaimana terlihat di faktor sebelumnya.
Tahapan tahapan Sertifikasi
Untuk memudahkan sertifikasi ISO 9001:2015, perlu kiranya anda mengetahui, tahapan – tahapan yang harus dilalui untuk menuju sertifikasi. Tahapan ini saya tuliskan secara umum dan biasanya dilakukan oleh perusahaan pada saat implementasi ISO 9001:2015.
1. Initial Assesment
Pertama adalah melakukan initial assessment atau “Penilaian Awal” di dalam Perusahaan ataupun organisasi. Tahapan ini biasanya, konsultan akan melakukan penilaian kondisi saat ini yang ada di dalam perusahaan atau organisasi. Konsultan akan melakukan evaluasi terhadap kesesuaian persyaratan ISO 9001:2015 Versus aktual proses yang sedang berjalan. Hasil yang diperoleh adalah gap analysis sehingga akan memudahkan konsultan dan perusahaan untuk melengkapi perbedaan antara aktual dengan persyaratan ISO 9001:2015 di tahapan berikutnya.
2. Pembentukan Core Team ISO 9001:2015
Langkah mudah berikutnya adalah membentuk Core Team ISO 9001:2015. Team ini akan secara fokus bekerja untuk membangun serta implementasi seluruh persyaratan yang tertuang di dalam ISO 9001. Nanti, pada saat aplikasi proses setiap tahapan, konsultan akan sering berkomunikasi dengan core team ini agar mudah dan terarah.
3. Training Awareness ISO 9001:2015
Tahapan berikutnya adalah training awareness ISO 9001:2015 kepada seluruh karyawan di perusahaan. Kenapa diadakan training ini, tujuannya adalah sebagai bentuk peningkatan kompetensi seluruh karyawan agar mengetahui sebenarnya apa yang dimaksud dengan ISO 9001, serta memahami tujuan sertifikasi ISO 9001:2015 di perusahaan.
4. Membangun Prosedur
Prosedur adalah standar yang harus diikuti oleh organisasi pada saat proses sedang berjalan. Walaupun saat ini prosedur bukan hal yang mutlak diwajibkan ada, tetapi referensi aktual proses atau pendekatan proses, harus mengacu kepada standar yang berlaku di perusahaan. Biasanya, standar yang dimaksud disini adalah prosedur.
5. Training Internal Audit
Langkah berikutnya, adalah pelaksanaan Training Internal Audit. Internal Audit merupakan salah satu bagian yang tidak bisa dipisahkan saat implementasi ISO 9001:2015. Aktivitias internal audit ini merupakan salah satu syarat yang wajib dipenuhi oleh perusahaan pada saat akan sertifikasi. Selain itu, Training ini merupakan upaya untuk peningkatan kompetensi Internal Auditor di perusahaan.
6. Evaluasi dan Pre-Audit
Nah, setelah seluruh implementasi serta proses sudah terpenuhi dan sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2015, berikutnya adalah melakukan Evaluasi dengan pelaksanaan Pre-Audit, atau assessment final sebelum dilakukannya Audit Eksternal oleh Badan Sertifikasi. Aktivitas yang dilakukan di dalam Pre-Audit ini adalah dilakukan penilaian ulang mengenai pemenuhan perusahaan terhadap persyaratan ISO 9001:2015 yang mana penilaian ini akan dilakukan oleh Konsultan. Ketika ditemukan ketidaksesuaian, maka organisasi harus segera memperbaiki kekurangannya agar sesuai antara implementasi dengan persyaratan ISO 9001.
Setelah seluruh tahapan selesai dilakukan, tahapan berikutnya adalah Tahapan Sertifikasi dan dilakukannya Audit Tahap Pertama dan Audit Tahap Kedua yang dilakukan oleh Badan Sertifikasi. Non Conformity Report ( NCR ) akan diterbitkan oleh Badan Sertifikasi terhadap Perusahaan setelah dilakukan Audit Sertifikasi di Tahapan Kedua.
NCR ini harus segera diselesaikan oleh perusahaan sebagai upaya perbaikan terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan Auditor di perusahaan ketika Audit Sertifikasi.
Demikian, penjelasan cara mudah untuk sertifikasi ISO 9001:2015, semoga bisa bermanfaat bagi para pembaca. Terima kasih.
No comments