1.Sekilas Perbedaan Istilah Penggunaan Prosedur.
Perusahaan yang menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001, lingkungan ISO 14001, K3 ISO 45001 dan SMK3 PP50 2012 akan bekerja sesuai dengan standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Standar pekerjaan yang dilakukan oleh perusahaan itulah yang disebut prosedur. Terdapat banyak perbedaan pandangan mengenai definisi prosedur di beberapa perusahaan.Prosedur menggambarkan bagaimana proses yang terjadi di dalam sistem. Standar pekerjaan harus memiliki prosedur agar bisa menjadi referensi pekerjaan.
Ada perusahaan yang mengatakan bahwa prosedur itu adalah SOP ( Standard Operational Procedure ), ada yang mengatakan prosedur saja, ada juga yang mengistilahkan prosedur itu adalah instruksi kerja. Dari banyak definisi mengenai prosedur, hal itu tidak menjadi masalah, setelah istilah documented information atau informasi terdokumentasi ditetapkan dalam persyaratan ISO yang terbaru.
Di dalam persyaratan ISO 9001 atau lainnya, apabila anda menemukan kalimat “shall be documented.. “ atau “maintain as documented information..”, maka kewajiban anda adalah harus memenuhi kewajiban bukti dokumen terhadap persyaratan tersebut. Misalnya di dalam klausul 4.3 SMM ISO 9001:2015, yaitu Scope ( Ruang Lingkup ), di dalam nya terdapat kalimat yang mewajibkan “documented”, maka dokumen scope ini wajib ada. Adapun bentuknya, dikembalikan lagi kepada masing masing organisasi, apakah berbentuk hard copy, soft copy, under website di internal, ataupun dalam bentuk lainnya
2.Level Dokumen
Sebelum terbitnya ISO 9001:2015, istilah level dokumen ini digunakan untuk pengendalian dan penyajian dokumen di perusahaan. Terdiri dari 4 level dokumen, yaitu : dokumen level 1, dokumen level 2, level 3 dan level 4. Bisa dilihat gambaran nya dibawah.
Keterangan :
- Dokumen Level 1 = Manual atau Pedoman Manual atau pedoman berisi tentang pedoman mutu, lingkungan ataupun k3 di perusahan. Di dalamnya menjelaskan tentang ruang lingkup perusahaan, struktur organisasi, kemudian penjelasan tentang pemenuhan persyaratan klausul ISO di internal perusahaan.
- Dokumen Level 2 = Standard Operational Prosedur SOP ataupun prosedur berada di level 2, satu tingkat lebih bawah di perusahaan. Prosedur ini menjelaskan mengenai pedoman aktivitas ataupun pekerjaan di setiap proses. Isinya terdiri dari Judul Prosedur, Ruang Lingkup, Flow Proses serta penjelasannya, kemudian Referensi pemenuhan klausul juga disisipkan di dalamnya. Contoh nya di bagian Purchasing ada Prosedur tentang : Prosedur Pembelian, berarti prosedur ini menjelaskan bagaimana pembelian dilakukan oleh perusahaan kepada supplier nya.
- Dokumen Level 3 = Work Instruction atau Instruksi Kerja Work Instruction ini menjelaskan mengenai instruksi pekerjaan dari awal sampai akhir per sub proses. Kalau SOP adalah prosedur utama secara umum, penjelasan instruksi kerja adalah khusus bagaimana operator, mesin, ataupun sistem bekerja. Contohnya adalah, WI tentang Membuat PO ( Purchase Order ).
- Dokumen Level 4 = Record atau Rekaman Rekaman atau record adalah rekaman dari WI yang sedang berjalan, contohnya adalah WI tentang mebuat PO, rekamannya bisa berupa list control, list rekapan, list barang, list closing PO, yang semua dokumen nya teregister di WI Pembuatan PO.
3. Langkah Membuat Prosedur
• Pertama = Pahami Proses
Yang pertama harus difikirkan pada saat anda membuat prosedur adalah anda harus memahami proses yang berjalan di sebuah department. Anda harus mengerti mengenai input dari proses, apa yang dilakukan oleh proses sehingga menghasilkan output dari proses. Contohnya adalah prosedur recruitment karyawan yang dimiliki oleh Personalia. Input dari rekrutment karyawan adalah menerima pengajuan karyawan dari department, proses nya adalah : mekanisme perekrutan karyawan mulai dari identifikasi, hiring, interview, sampai dengan salary. Sedangkan outputnya adalah : karyawan yang berkualitas sesuai dengan permintaan department.
• Kedua = Pahami Tujuan
Dari contoh prosedur rekrutmen karyawan, terlihat bahwa tujuan dari prosedur itu adalah merekrut karyawan sesuai dengan permintaan department yang memintanya kepada Personalia.
• Ketiga = Buat format Prosedur
Setelah memahami prosedur dan tujuan proses, langkah berikutnya adalah membuat desain rancangan prosedur sesuai dengan standar yang berlaku di perusahaan. Kenapa harus membuat format? Agar tidak terjadi perbedaan format antar prosedur yang satu dengan yang lainnya.
• Keempat = Bentuk Prosedur
Nah inilah inti dari pembuatan prosedur, anda langsung membuat prosedur sesuai dengan format yang sudah tersedia. Jangan lupa, setelah prosedur selesai dibuat, bubuhi tandatangan pembuat, dicek dan disetujui. Lalu, daftarkan ke bagian document control agar teregister dan terkendali.
Silahkan lihat contoh prosedur mengenai Prosedur Proses Rekrutmen Karyawan
Demikian sekilas tutorial mengenai cara pembuatan prosedur yang biasa dilakukan oleh perusahaan.
Postingan ini diupdate Selasa 13 April 2020 dengan menambahkan poin penting dalam penyusunan prosedur, semoga bermanfaat
No comments