 |
| Diagram Model QMS ISO 9001:2015 |
Sebagaimana yang kita tahu, bahwa klausul utama ISO 9001:2015 adalah 1. Scope (Ruang Lingkup), 2. Normatif Reference (Referensi Normatif), 3. Term and Definition (Istilah dan Definisi), 4. Context of the Organization (Konteks Organisasi), 5. Leadership (Kepemimpinan), 6. Planning (Perencanaan), 7. Support (Tujuan), 8. Operation (Operasi), 9. Performance Evaluation (Evaluasi Performance), 10. Improvement (Peningkatan).
Coba kita perhatikan pada diagram, klausul 4 sampai dengan klausul 10 terlihat di dalam model QMS ISO 9001:2015 diatas, sedangkan klausul 1 sampai dengan klausul 3 tidak terlihat. Kenapa, karena persyaratan yang wajib untuk dipenuhi oleh perusahaan ataupun organisasi adalah klausul 4 sampai klausul 10.
Baiklah, mari kita eksplore model QMS ISO 9001:2015 ini.
1. Input Sistem QMS
Panah yang mengarah ke dalam lingkaran ini mengandung arti input ke dalam sistem, klausul 4. Konteks Organisasi ( Klausul 4.1 dan klausul 4.2 ), serta Customer Requirement ( Persyaratan Pelanggan ) merupakan input ke dalam sistem manajemen mutu organisasi. Input yang dimaksud disini adalah :
- Isu internal dan isu eksternal baik itu positif ataupun negatif terkait dengan mutu. (Klausul 4.1)
- Kebutuhan dan harapan pihak yang berkepentingan (Klausul 4.2)
- Seluruh persyaratan spesifik pelanggan.
2. Proses Plan Do Check Action dalam Lingkaran System
Proses dalam lingkaran ini menggambarkan konsep Continual Improvement dari sistem setelah menerima input dari luar.
Berikut penjelasannya :
( klausul 5 : Leadership )
Input diterima oleh pemimpin tertinggi organisasi ( Top Management ), dan Top Management wajib memiliki komitmen untuk menjalankan, mendukung sistem manajemen mutu di perusahaan ataupun organisasinya secara terus menerus. Biasanya Top Management ini diwakili oleh Presiden Direktur untuk perusahaan, Kepala Sekolah untuk Instansi Pendidikan, Kepala Rumah Sakit untuk Rumah Sakit, Ketua Yayasan untuk pemilik yayasan, dan lainnya. Top Management ini memiliki tanggung jawab serta kewenangan tertinggi di organisasi yang dipimpin nya. Selain itu, Top Management wajib membuat Policy ataupun Kebijakan Mutu searah dengan strategi organisasi untuk mencapai tujuannya.
( klausul 6 : Planning )
Perencanaan dalam klausul ini adalah rencana organisasi untuk mengatasi risiko dan peluang , pembuatan sasaran mutu, dan bagaimana rencana untuk mencapainya.
( klausul 7 : Support )
Klausul ini berisi tentang dukungan penuh dari Top Management terhadap segala aktivitas yang berhubungan dengan proses di dalam organisasi, dukungan terhadap penyediaan sumber daya, ada orang yang menjalankan organisasi, peningkatan kompetensi, infrastruktur serta lingkungan nya, kemampuan telusur, kalibrasi, kesadaran, komunikasi, dan lainnya.
(klausul 8 : Operation )
Klausul ini secara umum adalah operasional proses yang terjadi di dalam organisasi. Contohnya adalah proses manufaktur, proses manufaktur terdiri dari tahapan desain produk, realisasi produk dari awal sampai akhir, servis setelah pengiriman ke pelanggan, jaminan terhadap kualitas. Kalau berupa jasa, bagaimana jasa yang dilakukan oleh organisasi mampu memberikan kepuasan terhadap pelanggannya.
(klausul 9 : Performance Evaluation)
Klausul ini berisi mengenai evaluasi terhadap performance organisasi terhadap target yang sudah ditentukan di awal perencanaan. Monitoring terhadap performance, evaluasi dengan pelaksanaan Internal Audit, peninjauan dengan melaporkan hasil kepada Top Management dalam aktivitas management review.
(klausul 10: Peningkatan)
Klausul ini secara umum berisi tentang bagaimana meningkatkan performance dengan melakukan perbaikan – perbaikan , tindakan preventif terhadap ketidaksesuaian, serta perbaikan berkelanjutan.
3. Output model sistem
Apakah yang ada di dalam output system ? Output dari sistem ini berupa produk, jasa dan dihasilkan sesuai dengan keinginan pelanggan. Kenapa keinginan pelanggan ? Karena, tujuan implementasi dari QMS ISO 9001:2015 ini adalah kepuasan pelanggan. Parameter yang dijadikan tolak ukur efektif atau tidak nya sistem ini adalah kepuasan pelanggan. Apapun produk atau jasa yang kita berikan ke pelanggan, wajib sesuai dengan persyaratan pelanggan.
Contohnya, pelanggan anda adalah perusahaan pembuat jaket, anda sebagai penyuplai bahan baku berupa kulit dengan salah satu karakteristik kulit yang harus anda kirim berwarna hitam mengkilap. Karena terjadi miss komunikasi, kulit yang dikirim ke pelanggan anda berwarna hitam dop. Kira kira apa yang akan terjadi ketika pelanggan anda diberi bahan tersebut ? Yaa, pastinya mereka akan kecewa, lalu komplain kepada perusahaan anda karena bahan yang mereka terima tidak sesuai.
Sudah menjadi hal yang wajar, ketika pelanggan anda merasa puas dengan produk atau jasa yang anda berikan, mereka akan senantiasa mengingat perusahaan anda, kecil kemungkinan bagi pelanggan untuk beralih ke perusahaan lain sebagai penyuplainya, karena sudah merasa puas dengan apa yang sudah anda berikan.
Namun, sebaliknya, ketika pelanggan merasa kecewa dengan produk atau jasa anda, mereka akan pergi meninggalkan perusahaan anda dan mencari penyuplai baru di perusahaan lain.
Demikian penjelasan singkat mengenai model QMS ISO 9001:2015, penjelasan detail setiap klausul akan disajikan pada postingan – postingan berikutnya.
Terima kasih.
No comments